善用电子邮件

改变今日经济的最重要的科学技术之一就是电子邮件。电子邮件和支持它的计算机网络是计算机行业发展最快的一个方面。在许多公司里，通过电子邮件和世界各地的客户进行联系早已是司空见惯的事了。

电子邮件在帮助公司增加产值方面有着巨大的潜能。要想使众多的人进行相互交流并协调他们的行为是非常困难的。即使有电话，情况也不会有太大改善。尽管商务旅行和语音信箱看起来能够保证你不与人见面就可对其讲话，但问题并未得以解决。而电子邮件和语音信箱不同，它可以发长篇文件，几分钟的功夫文件已经到了接收者的电脑里。

当然，你也可以发传真。但相比之下，电子邮件更简便、更快速，也更便宜。假设你需向50个人提供信息，若用电子邮件的话，几秒钟就可以了；而用传真的话，不断地拨号可能也要用几个小时。

由于这些显而易见的优点，公司里都经常使用电子邮件，即使是一些传统企业也开始使用电子邮件。人们通常都认为电子邮件可以使任何公司---包括传统的、独立的公司，变得适应能力更强，生产能力更高，对市场变化反应更迅速。我们很快就可以证明这种说法正确与否。

那么，如果电子邮件这么伟大，能使员工的工作更有成效、更有竞争力，使公司都达到增产的目的，那为什么IBM、Digital 和王安公司（使用电子邮件的三个领头企业，截至1992年为止，他们出售电子邮件已有十几年的历史了。）的总销售额一直在走下坡路呢？要知道，在1992年，这三家公司正处于严重的财务困境之中。

国际数据有限公司（世界上最大的电脑市场调查公司之一）负责软件的副总裁安·帕拉玛说：“我不知道电子邮件能否使公司更有成效。实际上，它不过是一种交流方式而已。比如在王安公司，对使用电子邮件有正式的规定。如果你想越级发信息的话，就要给有关的人每人一份，人们并不能自由地使用电子邮件传递信息，其官僚味道很浓。你必须要注意如何用辞及你所讲述的是什么样的问题。一切和以前并无区别，只是传播速度快些罢了。事情反而变得更繁琐、更混乱。”

传统的大型计算机企业和小型计算机企业多少年来一直宣称，电子邮件可以使企业更有竞争力，更能适应快速发展的市场变化，并且他们自己也使用了许多年，但不幸的是，只有科技本身是不够的。

电子邮件在过去的王安公司的确起到了使通讯速度加快的作用。然而管理部门试图通过这种手段来加强对员工行为的控制。因此，不但员工们要上交更多的数据报告，公司总部下发的命令也大为增加。员工们更加关注公司的内部问题，而不是制造满足顾客需求的产品。王安公司的电子邮件系统只是用来监督员工工作和项目进展情况的，它干扰了员工们的日常工作。

IBM公司的一位前副总裁对于该公司电子邮件的使用情况是这样说的：“电子邮件本来是用于使人们的工作和生活更加方便的，但在IBM，它的实际作用却是让人们成为该系统的奴隶。由于效率的关系，有一些工序已经自动化了。但人们很少会问“为什么要把这些工序改变成自动化的”，已经变得自动化的工序几乎是不可能改变的。人们以为自己很聪明，可以下意识地自动做事，殊不知自动化的结果是一个很大的负担。”

绝大多数的公司都把电子技术当作使现有的通讯方式和交流活动现代化的手段，而并未用它来使公司发生巨变。

微软公司在成功使用电子邮件上做出了表率并提出了很有价值的建议：

建立电子邮件团体；慎用电子邮件；电子邮件要简短；有选择地对待电子邮件。

在企业内部可以和任何人进行交流意味着在几秒钟内，你既有可能在网上的所有人面前成为一个傻子，也有可能以你的想法和能力赢得他们的敬佩。

特别是管理人员，更要慎用电子邮件。一旦控制不好，会使他们的威信顿减。Intuit 公司的首席执行官比尔·坎贝尔曾讲述过这样一件事：“我同一个用电子邮件进行管理的人在一起工作。他在邮件中看到了一个报告或是什么东西，不赞同，便给组内的六个人发了一份邮件。他给人的感觉是在说‘这是我看到过的最蠢的东西’。结果，那六个人都给他发了两三页的邮件进行解释。每个人都绞尽脑汁用了45分钟来发这份邮件。结果，他发现问题就出在他原来的邮件上，是那份邮件让大家不能不考虑这件事。我真不知道仅仅为了说明一件事，我们在回答电子邮件上浪费了多么长的时间，而这本来是说上短短几句话就可以解决的问题。”

使用电子邮件时要控制自己的脾气是尤其重要的。你在生气的时候永远不要发邮件。

不适当地使用电子邮件带来的另一个灾难就是“邮件大战”。如果两个或更多的员工通过电子邮件进行争辩，他们会将所有争辩的复制件发给他们希望得到支持的同事和经理们，“邮件大战”就这样开始了。

根据以波士顿为基地的专门研究文件管理和工艺流程的Delphi（德尔福） 咨询公司提供的咨询，美国每天要发出10亿页电子邮件。表达得形象一点的话，10亿页电子邮件一张一张排起来，可以绕地球20圈。

信息数量如此之巨，使得在合适的时间找到需要的材料十分困难。

从某种程度上说，电子邮件把纸上的工作变为